Table of Contents

• English Version
  • 1 - Introduction
  • 2 - Application
  • 3 - Identity of the data controllers and contact details of the data protection officer
  • 4 - Personal data processed, legal basis and purposes of processing
    • 4.1 - Legal basis
    • 4.2 - Purposes of processing
    • 4.3 - Sharing your data
  • 5 - Shelf life
  • 6 - Your rights with regard to the data processed
  • 7 - Security of your data
  • 8 - How to contact us
• Version Française
  • 1 - Introduction
  • 2 - Application
  • 3 - Identité des responsables du traitement
  • 4 - Données personnelles traitées
    • 4.1 - Données traitées
    • 4.2 - Bases juridiques
    • 4.3 - Partage de vos données
    • 4.4 - Partage de vos données
  • 5 - Durée de conservation
  • 6 - Vos droits en ce qui concerne les données traitées
  • 7 - Sécurité de vos données
  • 8 - Comment nous contacter

English Version

1. Introduction

Expleo Group respects the privacy of its employees and candidates (“you”), and is committed to protecting your personal data. We have written this privacy policy to help you better understand who we are and what our practices are regarding the collection, use, disclosure and retention of personal data submitted in connection with the use of “My CV”. Please take the time to read this privacy policy, as it provides a guide to our data protection practices. You should also be aware that data protection laws may vary in the different jurisdictions in which Expleo operates.

We have endeavoured to describe below the practices implemented in general to comply with these various requirements. However, depending on the country in which you are based, there may be situations in which certain stricter laws apply. For these situations, specific privacy protection measures have been adopted by Expleo to meet these stricter requirements.

This privacy policy may change over time to comply with legal requirements or to meet our own needs.

2. Application

This confidentiality policy applies to the processing of the personal data of employees and candidates who have submitted their information to MyCV.

3. Identity of the data controllers and contact details of the data protection officer

Expleo is a global organisation. Although the group has separate legal entities in many countries (“Expleo entities”), our internal processes and infrastructures are international in scope and nature and are generally transnational.

“Expleo Entities” refers to any company of the Expleo Group controlled directly or indirectly by Expleo Group S.A.S., whose registered office is located at: 3, Avenue des Prés 78180 Montigny les Bretonneux, France, a French company incorporated under French law, a société par actions simplifiée (simplified joint stock company) with a share capital of 242,397,967.00 euros - registered with the Registre du Commerce et des Sociétés under number 831 178 785 RCS Versailles.

The designated Group Data Protection Officer can be contacted at the following address: dpo@expleogroup.com.

4. Personal data processed, legal basis and purposes of processing

As described in more detail below, we collect personal data about you in the context of creating your CV internally, in order to meet internal needs and find assignments. This collection of data is based on Expleo’s legitimate interest, in connection with its service activity.

The completion of your profile on MyCV is based on the integration of your CV and in particular :

• Identification details: surname and first name.

• Details of education, certifications and knowledge: educational background, schools attended, knowledge, skills, abilities, aptitudes, work style, preferences, professional and other work-related licences, permits and certifications held.

• Work-related data: profession or occupation, CV.

• Job details: keywords, function, level of experience, type of contract, location, sector of activity.

• Location data: Country.

• Authentication and connection data: user name, passwords, other means of authentication IP address.

You retain control over the information you enter in MyCV. Once your profile has been validated, it will be sent to your manager.

4.1. Legal basis

The processing is necessary for our legitimate interests in managing our workforce and the tasks that need to be assigned to them.

4.2 Purposes of processing

Expleo processes your personal data mentioned above in order to manage the process of identifying client needs and finding new assignments. As part of our sourcing and workforce management activities, Expleo’s internal teams may contact you and collect your profile as part of these activities from its clients, to whom your pseudonymised data may be transmitted.

4.3 Sharing your data

• By using MyCV and providing your personal data, you understand that your personal data may be processed outside the European Union, in Expleo’s international operations and service centres, providing services for each entity of the Expleo group.

• The data we collect from you is stored in the European Economic Area (“EEA”). However, such data will be transferred or accessed from outside the EEA as part of the processing of orders by our international operations and service centres within Expleo. As such, it may be processed by staff operating outside the EEA who work for us or for one of our service providers as described above.

• Third parties: Given Expleo’s activities, your personal data may be shared with third parties in connection with a service offering, for example, when you are being considered for a consultancy role for one of our clients. In such cases, your CV will be pseudonymised or anonymised before transmission.

• Third party suppliers: We may also use third party suppliers and other partners with whom we may share your personal data for the purposes set out above. When we use these third parties, we ensure that they provide an adequate level of protection for the personal data they process on our behalf, and we enter into contracts with these third parties containing the standard contractual clauses adopted by the European Commission.

• Third party suppliers assist us in activities such as website management, information technology and related infrastructure provision such as platform providers, hosting services, maintenance and support on our databases and on our software and applications that may contain data about you, auditing and other similar services, carry out on our behalf our satisfaction surveys and statistical analyses associated with the use of the website. These suppliers include iCIMS, SourceBreaker, Talentsoft, Jobijoba, Monday, Data Driven, CodinGame and Predictive Index.

5. Shelf life

By default, your data will be kept until you leave the workforce or delete your profile yourself.

6. Your rights with regard to the data processed

• Right of access. You have the right to obtain information about your personal data that we process. In particular, you can obtain information on the purposes of the processing, the categories of personal data concerned, the categories of recipients to whom your data has been or will be communicated, the retention period, the right to rectification, erasure, restriction of processing or objection, the existence of a right to lodge a complaint, the origin of the data, if the data has not been collected from us, as well as the existence of automated decision-making, including the establishment of profiles and, where appropriate, significant information about this data.

• Right of rectification. You have the right to request the rectification of inaccurate or incomplete personal data.

• Right to erasure. You have the right to request the erasure of personal data held by us, except where processing is necessary for the exercise of the right to freedom of expression and information, the fulfilment of a legal obligation, for reasons of public interest or to assert, exercise or defend our rights.

• Right to limit processing. You have the right to request the restriction of the processing of your personal data if you dispute the accuracy of the data, if the processing is unlawful, if we no longer need the data or if you object to the processing.

• Right to data portability. You have the right to receive the personal data you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format, or to request its transfer to another data controller.

• Right to withdraw consent to data processing. You have the right to withdraw your consent to the processing of your personal data at any time. Consequently, in such a case, we will not be able to continue processing the data on the basis of that consent. Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing based on consent prior to such withdrawal. If you wish to make use of your right of withdrawal, simply inform us by all known means of communication, in particular by e-mail dpo@expleogroup.com.

• Right to lodge a complaint with a supervisory authority. You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority.

• Right to object. If the processing of your personal data is based on legitimate interests, you have the right to object to the processing of your personal data. If you wish to exercise your right to object, simply send a corresponding notification by e-mail to dpo@expleogroup.com.

• Right not to be subject to automated decisions taken on an individual basis, including profiling. You have the right not to be subject to a decision based solely on automated processing - including profiling - which will have legal effect or affect you in a similar way.

7. Security of your data

We also take appropriate technical and organisational security measures, such as restricting access to your data, to protect your data against accidental or intentional manipulation, partial or total loss, destruction or unauthorised access by third parties. Our security measures are continually improved in line with technological developments. We also have procedures in place to deal with any suspected breach of data security. We will notify you and any applicable regulatory body of a suspected data security breach where we are legally required to do so.

8. How to contact us

We hope to be able to answer any questions or concerns you may have about the processing of your data. To do so, please send a request using the following form: https://expleo.com/global/fr/formulaire-protection-donnees/

Version Française

1. Introduction

Expleo Group respecte la vie privée de ses salariés et candidats (« vous »), et s’engage à protéger leurs données personnelles. Nous avons rédigé cette politique de confidentialité pour vous permettre de mieux comprendre qui nous sommes et quelles sont nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des données personnelles transmises dans le cadre de l’utilisation de « My CV ». Veuillez prendre le temps de lire cette politique de confidentialité, elle offre un guide sur nos pratiques en matière de protection des données. Vous devez également savoir que les lois sur la protection des données peuvent varier dans les différentes juridictions où Expleo opère. 

Nous nous efforçons de décrire ci-dessous les pratiques mises en œuvre de manière générale pour respecter ces différentes exigences. Mais, selon le pays dans lequel vous êtes en poste, il peut y avoir des situations dans lesquelles certaines lois plus strictes sont applicables. Pour ces situations, des mesures spécifiques en matière de protection de la vie privée ont été adoptées par Expleo pour satisfaire à ces exigences plus strictes. 

Cette politique de confidentialité peut évoluer au fil du temps pour se conformer aux exigences légales ou pour répondre à nos propres besoins.

2. Application

Cette politique de confidentialité s’applique aux traitements des données personnelles des salariés et candidats, ayant transmis leurs informations sur MyCV.

3. Identité des responsables du traitement et coordonnées du délégué à la protection des données

Expleo est une organisation mondiale. Bien que le groupe dispose d’entités juridiques distinctes dans de nombreux pays (« entités Expleo »), nos processus et infrastructures internes ont une portée et une nature internationales et sont généralement transnationaux.

« Entités Expleo » désigne toute société du Groupe Expleo contrôlée directement ou indirectement par Expleo Group S.A.S., dont le siège social est situé : 3, Avenue des Prés 78180 Montigny les Bretonneux, France, société Français de droit Français, société par actions simplifiée au capital de 242 397 967,00 euros - immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro 831 178 785 RCS Versailles.

Le délégué à la protection des données du groupe désigné peut être contacté à l’adresse suivante : dpo@expleogroup.com.

4. Données personnelles traitées, bases juridiques et finalités du traitement

#### 4.1. Données traitées {#data-fr}

Comme décrit plus en détail ci-dessous, nous collectons des données personnelles vous concernant dans le cadre de la création de votre CV en interne, afin de répondre aux besoin internes et de trouver des missions. Cette collecte de données est basée sur l’intérêt légitime d’Expleo, en lien avec son activité de services.

La complétion de votre profile sur MyCV se base sur l’intégration de votre CV et notamment :

• Données d’identification : nom et prénom.

• Détails sur l’éducation, les certifications et les connaissances : antécédents scolaires, écoles que vous avez fréquentées, connaissances, compétences, capacités, aptitudes, style de travail, préférences, licences, permis et certifications professionnelles et autres liés au travail détenus.

• Données liées au travail : profession ou occupation, CV.

• Données relatives au(x) poste(s) : mots-clés, fonction, niveau d’expérience, type de contrat, localisation, secteur d’activité.

• Données de localisation : Pays.

• Données d’authentification et de connexion : nom d’utilisateur, mots de passe, autres moyens d’authentification Adresse IP.

Vous gardez le contrôle sur les informations que vous renseignez dans MyCV. Lorsque votre profil sera validé, il sera transmis à votre manager.

4.2. Bases juridiques

Le traitement est nécessaire dans le cadre de nos intérêts légitimes dans le cadre de la gestion de nos effectifs et des missions qu’il convient de leur attribuer.

4.3. Finalités du traitement

Expleo traite vos données personnelles mentionnées ci-dessus afin de gérer les processus d’identification des besoins clients, et la recherche de nouvelles missions. Dans le cadre de nos activités de sourcing et de gestion des effectifs, les équipes internes d’Expleo peuvent vous contacter et collecter votre profil dans le cadre de ces activités auprès de ses clients, auquel vos données pseudonymisées peuvent être transmises.

4.4. Partage de vos données

• En utilisant MyCV et en fournissant vos données personnelles, vous comprenez que vos données personnelles peuvent etre traitées en dehors de l’Union européenne, dans les centres d’opérations et de services internationaux d’Expleo, fournissant des services pour chaque entité du groupe Expleo.

• Les données que nous recueillons auprès de vous sont stockées dans l’Espace économique européen (“EEE”). Cependant, lesdites données seront transférées ou accessibles depuis l’extérieur de l’EEE dans le cadre du traitement des commandes par nos opérations internationales et nos centres de service au sein d’Expleo. En tant que telles, elles peuvent être traitées par des membres du personnel opérant en dehors de l’EEE qui travaillent pour nous ou pour l’un de nos prestataires de services comme décrit ci-dessus.

• Tiers: Compte tenu des activités d’Expleo, vos données personnelles peuvent être partagées avec des tiers liés à une offre de service, par exemple, lorsque vous êtes considéré pour un rôle de consultant pour l’un de nos clients. Dans de tels cas, votre CV sera pseudonymisé ou anonymisé avant sa transmission.

• Fournisseurs tiers : Nous pouvons également utiliser des fournisseurs tiers et d’autres partenaires avec lesquels nous pouvons partager vos données personnelles aux fins énoncées ci-dessus. Lorsque nous utilisons ces tiers, nous veillons à ce qu’ils fournissent un niveau de protection adéquat pour les données personnelles qu’ils traitent en notre nom, et nous concluons des contrats avec ces tiers contenant les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

• Les fournisseurs tiers nous assistent dans des activités telles que la gestion du site internet, les technologies de l’information et la fourniture d’infrastructures connexes telles que les fournisseurs de plate-forme, les services d’hébergement, la maintenance et le support sur nos bases de données ainsi que sur nos logiciels et applications pouvant contenir des données vous concernant, l’audit et d’autres services similaires, effectuent en notre nom nos enquêtes de satisfaction et les analyses statistiques associées à l’utilisation du site Web. Parmi ces fournisseurs (iCIMS, SourceBreaker, Talentsoft, Jobijoba, Monday, Data Driven, CodinGame, Predictive Index).

5. Durée de conservation

Par défaut, vos données seront conservées jusqu’à votre sortie des effectifs ou la suppression de votre profil par vous-même.

6. Vos droits en ce qui concerne les données traitées

• Droit d’accès. Vous avez le droit d’obtenir des informations sur vos données personnelles que nous traitons. Vous pouvez notamment obtenir des informations sur les finalités du traitement, les catégories de données à caractère personnel concernées, les catégories de destinataires auxquels vos données ont été ou seront communiquées, la durée de conservation, le droit de rectification, d’effacement, de limitation du traitement ou d’opposition, l’existence d’un droit d’introduire une réclamation, l’origine des données, si les données n’ont pas été collectées auprès de nous, ainsi que l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris en établissant des profils et, le cas échéant, des informations significatives sur ces données.

• Droit de rectification. Vous avez le droit de demander la rectification de données personnelles inexactes ou incomplètes.

• Droit à l’effacement. Vous avez le droit de demander l’effacement des données personnelles que nous conservons, sauf si le traitement est nécessaire à l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information, à l’exécution d’une obligation légale, pour des raisons d’intérêt public ou pour faire valoir, exercer ou défendre nos droits.

• Droit à la limitation du traitement. Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles, si vous contestez l’exactitude des données, si le traitement est illégal, si nous n’avons plus besoin des données ou si vous vous opposez au traitement.

• Droit à la portabilité des données. Vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou de demander leur transfert à un autre contrôleur de données.

• Droit de retirer son consentement au traitement des données. Vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles à tout moment. Par conséquent, dans un tel cas, nous ne serons pas en mesure de poursuivre le traitement des données sur la base de ce consentement. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement avant ce retrait. Si vous souhaitez faire usage de votre droit de rétractation, il vous suffit de nous en informer par tous les moyens de communication connus, notamment par e-mail dpo@expleogroup.com

• Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle.

• Droit d’opposition. Si le traitement de vos données personnelles est basé sur des intérêts légitimes, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles. Si vous souhaitez faire usage de votre droit d’opposition, il vous suffit d’envoyer une notification correspondante par e-mail à dpo@expleogroup.com

• Droit de ne pas faire l’objet de décisions automatisées prises sur une base individuelle, y compris le profilage. Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé - y compris le profilage - qui aura un effet juridique ou vous affectera de manière similaire.

7. Sécurité de vos données

Nous prenons également des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées, telles qu’un accès restreint à vos données, afin de protéger vos données contre toute manipulation accidentelle ou intentionnelle, perte partielle ou totale, destruction ou accès non autorisé par des tiers. Nos mesures de sécurité sont continuellement améliorées en fonction des développements technologiques. Nous avons également mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de la sécurité des données. Nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation applicable, d’une violation présumée de la sécurité des données lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

8. Comment nous contacter

Nous espérons pouvoir répondre à toute question ou préoccupation que vous soulevez concernant le traitement de vos données. À cette fin, veuillez adresser une demande en utilisant le formulaire suivant : https://expleo.com/global/fr/formulaire-protection-donnees/

Version 1.1. Last updated at 21-11-2024